Voi @@@@, pitäisi taas hoitaa sähköpostit, vaikka olisi oikeitakin töitä tehtävänä!

Sähköpostin piti helpottaa työntekoa. Miten tässä näin kävi? Väline on hyvä, mutta sitä on liian helppo väärinkäyttää. Tässä ohjeet siitä, miten vältät pahimmat virheet – ja selviät, vaikka muut eivät samoja asioita ymmärtäisikään.

Sähköpostin lähettäminen

1. Älä lähetä sähköpostia.

Paras tapa vähentää sähköpostia on olla lähettämättä sitä. Käytä mieluummin jotain muuta viestintävälinettä tai -tapaa. Laita pikaviesti*. Soita. Tai kävele kollegan luokse ja puhu!

Sähköposti sopii kahdenväliseen ei-kiireelliseen keskusteluun, ei löysään läpänheittoon koko jengin kanssa. Ryhmätyöskentelyyn, dokumenttien jakamiseen ja niiden muokkaamiseen on paljon parempia työkaluja.

* Eli käytä Skypeä, WhatsAppia, Slackiä tai jotain muuta pikaviestisovellusta. Niitäkin pitää tietysti osata käyttää – siitä myöhemmin lisää!

2. Käytä oikeaa foorumia

Lähetä sähköposti vain niille, jotka varmasti tarvitsevat sitä. Älä lähetä viestiä varmuuden vuoksi ”tiedoksi” kaikille, joita asia voisi mahdollisesti kiinnostaa, vaan jaa tällainen tieto sopivalla ryhmätyöalustalla, keskusteluryhmässä tai vastaavassa.

3. Kirjoita fiksummin

Kirjoita sähköpostit ytimekkäästi ja tee toimenpide-ehdotuksia, jos mahdollista.

Lue teksti läpi ennen lähettämistä ja varmista, että tekstisi on ymmärrettävä.

Jos lähetät liitetiedostoja, älä piilota asiaa sinne vaan tiivistä olennainen sähköpostin viestikenttään. Harkitse, tarvitseko liitettä ollenkaan. (Tämä ohje koskee erityisesti laajalla jakelulla lähetettäviä tiedotteita esimerkiksi lehdistölle.)

Sähköpostin vastaanottaminen

Sähköpostien tuloa ei voi estää, mutta niiden kanssa tulee paremmin toimeen, kun kehittää itselleen sopivan strategian ja tekee pieniä säätöjä sähköpostiohjelmaansa.

1. Älä lue sähköposteja

Okei, äärimmäisen harva voi luopua sähköpostista kokonaan, mutta kuka tahansa voi nousta sen herraksi.

Ota sähköpostin saapumisilmoitukset pois päältä ja lue posteja vain sille varatulla ajalla. Keskity viesteihin esimerkiksi 20 minuuttia aamulla ja toisen kerran iltapäivällä.

Jos joku luulee, että sähköposteihin pitää vastata välittömästi, opasta häntä käyttämään pikaviestintä tai puhelinta.

2. Älä lueskele vaan käsittele

Tehokkaan käsittelyn avain on tehdä toimenpiteet heti ensilukemalta:

  1. Poista kaikki viestit, jotka eivät edellytä reagointia.
  2. Vastaa postiin heti, jos voit tehdä sen parissa minuutissa. Poista sitten viesti, ellei sitä ole välttämätöntä arkistoida.
  3. Siirrä ehdottomasti säilyttämistä vaativat viestit sopiviin kansioihin.
  4. Jätä Saapuneet-kansioon vain ne viestit, joiden vaatimia toimenpiteitä et voinut vielä tehdä.

3. Arkistoi yksinkertaisesti

Luo säilytettäville viesteille korkeintaan noin 15 kansiota. Sitä suuremman määrän hallitseminen vie lopulta enemmän aikaa kuin säästää. Sähköpostisovellusten hakutoiminnot ovat yleensä niin hyviä, että monelle voi riittää yksikin arkistokansio.

Vanhojen projektien ja vastaavien kansiot kannattaa piilottaa tai laittaa vaikka Vanhat-kansion sisään sotkemasta näkymää. Poista viestejä rohkeasti. Loppujen lopuksi vain todella harva asia on säästämisen arvoinen.

Säädä sähköpostiohjelmasi niin, että roskakori ei tyhjene aina, kun suljet ohjelman. Roskakorista voit palauttaa viestin, jos sittenkin tarvitset sitä. Tyhjennä roskakori esimerkiksi parin kuukauden välein.

Opettele tekemään useimmin toistuvat toiminnot näppäimillä. Outlookissa voit esimerkiksi poistaa viestin kokonaan näppäinyhdistelmällä Vaihto + Delete ja Gmailissa Sarkain + Enter lähettää viestin.

Olivatko nämä vinkit mistään kotoisin? Miten sinä selviät sähköpostitulvassa? Kerro vinkkisi tai kommentoi alle!