Tiedonhallinnan ohjelmistoratkaisuja tarjoava M-Files on teettänyt selvityksen siitä, miten dokumentteja säilytetään. Väärään paikkaan talletettu tieto saattaa nousta suureksi ongelmaksi viimeistään siinä vaiheessa, kun työntekijä lähtee talosta.

Huonoihin vaihtoehtoihin oli ajauduttu monissa organisaatiossa. Niistä yleisin oli sähköpostilaatikko, jonka käytön tunnusti vastaajista peräti 69 prosenttia. Paljon parempi ratkaisu ei ole dokumenttien hilloaminen työaseman kiintolevylle, minkä myönsi myös 54 prosenttia.

”Työntekijän lähteminen on taitekohta, johon liittyy aina riski menettää tärkeitä tietoja. Jos työntekijä on esimerkiksi solminut sopimuksia sähköpostissa eikä tallentanut niitä yrityksen järjestelmiin, voivat yrityksen kädet olla myöhemmin sidotut. Tai jos lähtevä työntekijä olisikin tallentanut tärkeät tiedostot sovitusti, voi niiden etsimisessä vierähtää jälkeenpäin tuntikausia”, M-Filesin tuotejohtaja Mika Javanainen sanoo tiedotteessa.

M-Files neuvoo varautumaan mahdollisiin ongelmiin ajoissa. Työntekijöille pitää alusta pitäen tehdä selväksi, minne tietoja saa ja pitää tallentaa. Tärkeää on myös varmistaa, että ohjeita noudatetaan – säännöllinen valvonta auttaa pitämään tiedostot ojennuksessa.

Selvitys toteutettiin syyskuussa 2018. Siihen vastasi yhteensä 1500 toimistotyöntekijää Suomesta, Ruotsista, Britanniasta, Saksasta, Sveitsistä, Itävallasta, Ranskasta, Australiasta ja Uudesta-Seelannista sekä Yhdysvalloista. Tutkimuksessa haastateltiin 100 suomalaista.

Raportin voi ladata tutkittavakseen M-Filesin sivuilta.

Lähde: Tivi