Microsoft Teamsista on tullut olennainen osa monen organisaation toimintaa etätyösuositusten myötä. it-osastot ovat hiljattain alkaneet heräillä siihen, että joissain tapauksissa Teamsin chatteja olisi syytä valvoa. Tämä on erityisen tärkeää sellaisille organisaatioille, joita sitovat viestintää koskevat lakipykälät.

Tech Target on ohjeistanut asiasta kiinnostuneita siitä, miten yrityksen Teams-keskusteluja voi teknisesti valvoa. Microsoft 365:stä löytyy tarvittava työkalu, mutta sen käyttöönotto vaatii hieman säätämistä.

Ensinnäkään kaikki Microsoft 365 -lisenssit eivät sisällä communication compliance -työkalua. Chattien valvominen ja tallentaminen vaativat E3- tai E5-lisenssin.

Kun käytössä on oikea lisenssi, täytyy nimetä järjestelmänvalvoja, joka vastaa siitä, että viestinnässä noudatetaan määräyksiä (communication compliance administrator). Hänen tulee kytkeä valvontatyökalu päälle ensin päätasolla, minkä jälkeen se voidaan asettaa päälle valituille työntekijöille tai ryhmille. Tärkeä osa työtä on määrittää, mitä keskusteluja on syytä valvoa.

Tämän jälkeen valvoja tekee valvontakäytännön. Sen voi tehdä Microsoftin valmiiden pohjien avulla tai alusta alkaen itse. Lisäksi on tarjolla kolmannen osapuolen luomia ohjelmia, jotka avustavat menettelytapojen valmistelussa.

Kun valvontatyökalu on saatu käyttöön, se alkaa hälyttää järjestelmänvalvojalle esimerkiksi ennalta määritettyjen avainsanojen käytöstä.

Huomionarvoista on, että vaikka viestien lukeminen on teknisesti mahdollista, se ei välttämättä ole luvallista.