Fyysikot Cernissä ovat käyttäneet 2000-luvun puolivälistä asti itse rakentamaansa videopuhelupalvelua koordinoidakseen hiukkaskiihdyttimeen liittyvää työtään, kertoo QZ. Cernin hiukkaskiihdytin on yksi maailman voimakkaimmista työkaluista, jota käytetään universumin tutkimiseen.

Atomeja pienempien hiukkasten törmäyttäminen tuottaa paljon energiaa ja dataa, jonka tulkitseminen tarvitsee fyysikkojen välistä yhteistyötä. Saman projektin parissa puurtaa parhaimmillaan useita tuhansia asiantuntijoita.

Cernin työntekijät ovat oppineet paljon käyttäessään videopuhelupalveluansa. Nyt asiantuntijat haluavat jakaa vinkkejä, joiden avulla videopalaverit onnistuvat parhaiten, vaikka tarvetta olisi jopa tuhansien osallistujien kokoukselle

Videopalavereita käytetään moniin erilaisiin tarkoituksiin. Aluksi videopalaverit olivat pelkkiä työhön liittyviä virtuaalitapaamisia, mutta nykyään niiden käyttötarkoitukset ovat laajentuneet huomattavasti.

Palveluiden kehittyessä ongelmat eivät ole enää niin teknologisia, vaan liittyvät enemmän puheluiden järjestelyyn. Moderaattorien ja pääpuhujien kouluttaminen on tärkeä osa puhelun onnistumista.

Myös osallistujat pitää opettaa noudattamaan puheluiden etikettiä. Tärkein näistä on oman mikrofonin mykistäminen jos ei ole äänessä.

Kokouksen järjestäjien kannattaa myös tarjota erillinen webcast puhelusta, jotta kaikki pääsevät mukaan katsomaan, vaikka eivät haluaisi itse osallistua.

Tärkeimpiä osia minkä tahansa tapahtuman onnistumiseen on informaation hallinta. Jonkin palvelun käyttäminen tapahtuman aikataulujen ja tietojen esittämiseen auttaa paljon järjestelyssä.